Grundejerforeningen Trevang vedtægter
(Du finder vedtægterne i pdf-format her)
§ 1 Generelle bestemmelser
1.1 Foreningens navn er Grundejerforeningen Trevang, grundlagt ved udstykningsplan af 23. maj 1947. I det følgende benævnt 'foreningen'.
1.2 Foreningen omfatter de parceller, som er udstykket fra Rørmosegård, Korsbjerggård og Trevang, og på hvilke der er tinglyst medlemspligt.
Foreningen ejer og driver Vandforsyningen Trevang. I det følgende benævnt 'Vandforsyningen'.
Foreningen ejer parcel 33bh og parcel 99, begge Farum By.
1.3 Vedtægterne er gældende for foreningens samlede virksomhed, herunder Vandforsyningen, dog således at vedtægterne viger for myndighedernes bestemmelser vedrørende vandforsyning.
1.4 Til regulering og styring af Vandforsyningens forhold, vedtages 'Regulativ for Vandforsyningen Trevang' i overensstemmelse med gældende regler for vandforsyninger.
1.5 Foreningens primære kommunikationsform er elektronisk. Hvert medlem anviser således en e-post adresse som gyldig kommunikationsadresse for foreningen og Vandforsyningen.
Det er det enkelte medlems ansvar at den angivne e-post adresse er funktionel.
Efter ønske fra et medlem, og når særlige forhold taler herfor, kan bestyrelsen beslutte at bilag og øvrige papirer til generalforsamlingen fremsendes til pågældende medlem via traditionel post.
§ 2 Formål
Foreningens formål er at virke til gavn for medlemmernes interesser, som det yderligere fremgår af § 5. stk. 4.
§ 3 Kontingent m.v.
3.1 Hvert medlem (grundejer) betaler et kontingent fastsat i foreningens takstblad.
Primo januar udsendes til hver enkelt grundejer faktura på årets kontingent, som skal betales inden udgangen af januar måned.
3.2 I tilfælde af manglende rettidig betaling af kontingentet iværksættes rykkerprocedure. Forbliver ydelsen herefter ubetalt inddrives det skyldige via advokat og herefter ad rettens vej.
Der beregnes procesrenter af hele saldoen jævnfør gældende regelsæt herom.
Alle omkostninger foreningen måtte have til inddrivelse af det skyldige beløb, vil blive pålagt grundejeren at betale.
3.3 Generalforsamlingen vedtager et takstblad for det kommende kalenderår, indeholdende posterne kontingent, rykkergebyrer, ejerskiftegebyr og gebyr for dokumenter.
Ved dødsfald, hvor ejendomsretten til ejendommen overgår til den efterladte ægtefælle/samlever, opkræves der ikke ejerskiftegebyr.
3.4 Årets vandregning udsendes til forbrugerne medio februar til forfald d. 10. marts.
Bestemmelserne om vandmålere og betaling efter målt forbrug er fastsat i overensstemmelse med bekendtgørelse nr. 525 af 14. juni 1996 om betaling for vand efter målt forbrug m.v. på ejendomsniveau og bekendtgørelse nr. 837 af 27. november 1998 om individuel afregning efter målt vandforbrug.
3.5 I tilfælde af manglende rettidig betaling af vandregningen, iværksættes den af bestyrelsen fastlagte rykkerprocedure, der ultimativt kan medføre afbrydelse af vandleverancen.
3.6 Generalforsamlingen vedtager et særskilt takstblad for det følgende kalenderårs vandpriser og øvrige ydelser, jævnfør regulativet for Vandforsyningen.
3.7 Den til enhver tid værende ejer af ejendommen hæfter for alle restancer til foreningen og Vandforsyningen.
§ 4 Generalforsamling
4.1 Generalforsamlingen er foreningens højeste myndighed.
4.2 Ordinær generalforsamling afholdes hvert år i april måned.
Indkaldelse til ordinær generalforsamling udsendes til hvert enkelt medlem med 4 ugers varsel, til den af medlemmet angivne e-post adresse. Udsendelse af indkald mv. anses for at være rettidig når tidsstemplingen for afsendelse af mail'en overholder fristen.
Kopi af de reviderede regnskaber med bestyrelsens forslag til budgetter og takstblade, bestyrelsens beretninger samt indkomne forslag, udsendes sammen med dagsordenen 14 dage før generalforsamlingen.
Forslag, der ønskes behandlet på generalforsamlingen, skal være bestyrelsen i hænde senest 3 uger før generalforsamlingen.
4.3 Stemmeret på generalforsamlingen har foreningens medlemmer. Der udløses én stemme for hver selvstændigt matrikuleret ejendom.
Ejes en ejendom af flere i forening, udpeger disse en repræsentant, som overfor grundejerforeningen varetager de pligter og rettigheder, som påhviler grundejerforeningens medlemmer.
Som stemmeberettiget ligestilles ejer og dennes ægtefælle (eller samlever). Medlemmer kan lade sig repræsentere ved en underskrevet fuldmagt, som er gældende til det aktuelle møde.
Såfremt medlemmet er i restance med nogen ydelse til foreningen, bortfalder valgbarheden samt stemmeretten og retten til at stemme for andre.
Afstemninger foregår ved håndsoprækning. På forlangende af mindst to stemmeberettigede medlemmer, skal afstemningen foregå skriftligt.
4.4 Formanden drager omsorg for at generalforsamlingen vælger en dirigent, som straks indtræder i hvervet. Dirigenten skal:
afgøre generalforsamlingens lovlighed
forestå valget af stemmetællere samt referent
lede gennemførelsen af generalforsamlingen i overensstemmelse med vedtægterne
i samarbejde med referenten snarest udsende et beslutningsreferat, som underskrives af begge.
4.5 Den ordinære generalforsamling omfatter følgende punkter:
Valg af dirigent.
Valg af stemmetællere og referent.Bestyrelsens beretning.
Fremlæggelse af regnskabet til godkendelse.
Fremlæggelse af budget og takstblad til godkendelse.
Indkomne forslag.
Valg af formand for 2 år (valg foretages i lige år).
Valg af 2 (af i alt 4) bestyrelsesmedlemmer for 2 år.
Valg af 2 suppleanter til bestyrelsen.
Valg af kasserer for 2 år (valg foretages i ulige år).
Valg af ekstern revisor (for 1 år).
Valg af 1 (af i alt 2) regnskabskontrollanter for 2 år.
Valg af suppleant for regnskabskontrollanter
Eventuelt.
Punkterne 2, 3 og 4 gennemføres separat for henholdsvis foreningen og Vandforsyningen
4.6 Til vedtagelse af forslag kræves almindelig stemmeflerhed, dog med følgende undtagelser:
Ved forslag til:
ændring af vejføring,
ændring i anvendelsen af vejudlægget,
etablering af forsyningsledninger eller tilsvarende foranstaltninger,
pantsættelse, afhændelse eller anskaffelse af fast ejendom,
ændring af vedtægterne,
foreningens opløsning - kræves 2/3 majoritet af samtlige medlemmer.
Opnås dette ikke, men opnås 2/3 majoritet af de fremmødte, behandles forslaget på en ny generalforsamling, som afholdes inden for 6 uger. Her kan forslaget vedtages, såfremt 2/3 af de fremmødte stemmer herfor.
Øvrige forslag, der har været til behandling på den ordinære generalforsamling, kan tidligst genbehandles på det følgende års ordinære generalforsamling.
4.7 Ved stemmelighed, i tilfælde hvor der kræves almindeligt flertal, er forslaget bortfaldet.
Hvis der ved personvalg er flere kandidater, end der er pladser, vælges de, som opnår det højeste antal stemmer.
Opnår to eller flere kandidater lige mange stemmer foretages straks omvalg. Står stemmerne stadig lige, afgøres valget ved lodtrækning.
4.8 Ekstraordinær generalforsamling kan indkaldes af bestyrelsen, og skal indkaldes når mindst 20 stemmeberettigede medlemmer fremsætter skriftlig begæring herom. Begæringen skal indeholde tydelig angivelse af det(de) emne(r) der ønskes behandlet.
Generalforsamlingen skal herefter afholdes, med den angivne dagsorden, senest 4 uger efter at begæringen er modtaget af formanden, og med et varsel på ikke under 14 dage.
Den ekstraordinære generalforsamling kan alene behandle den med varslingen angivne dagsorden.
Den ekstraordinære generalforsamling afvikles efter bestemmelserne i § 4, stk. 3, 4, 6 og 7. § 5
§ 5 Bestyrelse
5.1 Foreningen ledes i generalforsamlingsperioden af en bestyrelse bestående af formanden, kassereren og 4 bestyrelsesmedlemmer, alle udpeget af generalforsamlingen.
Efter hver generalforsamling konstituerer bestyrelsen sig og af dens midte udpeges:
Næstformand
Sekretær
Forretningsfører for Vandforsyningen
Konstitueringen meddeles på foreningens hjemmeside.
5.2 Udover et konstituerende og et generalforsamlingsforberedende møde afholdes minimum 4 ordinære bestyrelsesmøder i generalforsamlingsperioden.
På det konstituerende møde fastlægges rammerne for årets arbejde, og der tilstræbes herunder en høj grad af uddelegering af opgaver og ansvar.
5.3 Bestyrelsen mødes efter aftale, eller når enten formanden eller to bestyrelsesmedlemmer indkalder til møde.
Bestyrelsens møder ledes af formanden, som udsender motiveret dagorden som skal tilstræbes at være bestyrelsens medlemmer i hænde 4 dage før mødets afholdelse.
Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når fire medlemmer er mødt. Bestyrelsens beslutninger træffes ved almindelig stemmeflerhed. I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme udslagsgivende.
Ethvert bestyrelsesmedlem kan forlange punkter optaget på dagsordenen.
Sekretæren fører protokol over bestyrelsens beslutninger. Protokollen underskrives af de på mødet deltagende medlemmer.
Sekretæren påser, at beslutningsreferat offentliggøres på foreningens hjemmeside kort efter mødets afholdelse.
5.4 Bestyrelsen må i sit virke til stadighed arbejde for at vedligeholde og optimere foreningens miljø og indre værdier, herunder vedligeholde veje og andre fælles interesser, sikre god og stabil drift af vandværket, og tilstræbe det bedst mulige forhold til interne og eksterne samarbejdspartnere.
Bestyrelsens arbejde hviler i sit udgangspunkt på vedtægternes bestemmelser, og generalforsamlingens beslutninger. 5.5 Bestyrelsen er ulønnet.
Bestyrelsen kan dog beslutte at varetagelsen af en specificeret opgave udløser honorar til den der forestår opgaveløsningen.
Honorarerne fastsættes i hhv. foreningens og Vandforsyningens budget.
Udgifter til bestyrelsesmøder og lignende afholdes af foreningen.
5.6 Bestyrelsen kan nedsætte ad hoc udvalg og arbejdsgrupper som kan udføre specificerede opgaver i foreningens interesse.
Sådanne grupper refererer til bestyrelsen, som også kan bevilge nødvendig økonomi til opgaveløsningen.
5.7 Bestyrelsen vurderer hvilke opgaver der med fordel kan udliciteres og beslutter i hvilket omfang udlicitering sker.
Før der træffes endelig beslutning om udlicitering skal der foreligge en beskrivelse af udliciteringens omfang, indhold og karakter samt omkostningerne ved arrangementet. Der indgås fast aftale / kontrakt med opgaveholderen.
Ved indgåelse eller afslutning af et udliciteringsforhold orienteres generalforsamlingen via beretningen.
Bestyrelsens foreningspolitiske og ledelsesmæssige ansvar kan ikke udliciteres, ligesom bestyrelsens beslutningskompetence ikke kan overdrages til trediepart.
5.8 Til styring af interne såvel som udliciterede opgaveløsninger, vedtager bestyrelsen dokumenter der angiver indholdet og den ønskede forretningsgang i sagsbehandlingen.
Sådanne styringsdokumenter har bindende virkning for den ansvarlige opgaveholder.
5.9 Går nogen af bestyrelsens medlemmer af i utide, indtræder suppleanten med det højeste stemmetal. Suppleanten indtræder i det fratrådte medlems valganciennitet. Bestyrelsen konstituerer sig igen på førstkommende bestyrelsesmøde.
Konstitueringen meddeles på foreningens hjemmeside.
§ 6 Formand
6.1 Formandens virke sker indenfor rammerne af vedtægternes bestemmelser, og i overensstemmelse med bestyrelsens beslutninger.
Formanden påser at bestyrelsen implementerer generalforsamlingens beslutninger.
Formanden varetager de daglige forretninger, herunder kontakt til medlemmer og eksterne samarbejdspartnere.
Formanden varetager funktionen som forretningsfører for Vandforsyningen, medmindre andet aftales jævnfør § 8, stk. 1.
På bestyrelsens møder afrapporterer formanden om den generelle status for foreningen og Vandforsyningen, og forelægger opståede problemstillinger til bestyrelsens drøftelse og beslutning.
Formanden er ansvarlig for den løbende betjening af foreningens mailkonti og andre kommunikationskanaler.
6.2 Går formanden af i utide, indtræder næstformanden i hvervet som formand, med de rettigheder og pligter der påhviler formanden. Bestyrelsen konstituerer sig og udsender meddelelse herom til alle medlemmer.
Nyvalg foretages senest på førstkommende ordinære generalforsamling.
6.3 Der ydes formanden et honorar, som fastsættes i foreningens budget.
6.4 Formanden skal have adgang til foreningens og Vandforsyningens bankkonti.
§ 7 Kasserer
7.1 Kassereren varetager foreningens økonomiske interesser i overensstemmelse med bestyrelsens anvisninger.
I samarbejde med formanden varetager kassereren de udgående betalinger, og påser at afregning af afgifter mv. til off. myndigheder, udsendelse af regninger og bogføring af bevægelserne, sker i overensstemmelse med revisors anvisninger.
Kassereren påser, at den af bestyrelsen besluttede rykkerprocedure iværksættes ved manglende betaling af kontingenter og øvrige ydelser.
På ordinære bestyrelsesmøder forelægger kassereren økonomiopgørelser (råbalancer) fra det seneste kvartal.
7.2 Går kassereren af i utide, udpeger bestyrelsen af sin midte en kasserer, som fungerer til førstkommende ordinære generalforsamling, hvor nyvalg foretages.
7.3 Der ydes kassereren et honorar, som fastsættes i foreningens budget. 7.4 Kassereren skal have adgang til foreningens og Vandforsyningens bankkonti.
§ 8 Forretningsfører
8.1 Efter overenskomst med formanden kan bestyrelsen af sin midte udpege en forretningsfører for Vandforsyningen, eller om fornødent udlicitere opgaven jævnfør § 5 stk. 7 og 8.
8.2 For at sikre en tilfredsstillende betjening af vandforbrugerne, og for at sikre den størst mulige forsyningssikkerhed, bemyndiges forretningsføreren til, på bestyrelsens vegne, at træffe de nødvendige, løbende beslutninger i alle praktiske forhold vedr. Vandforsyningen.
Forretningsføreren overvåger at driften af vandværket lever op til indgåede aftaler og bestemmelser, og varetager samarbejdet med leverandører og øvrige eksterne interessenter, herunder 'Vandværksadministrationen'.
8.3 Forretningsføreren orienterer løbende formanden om status for Vandforsyningen.
8.4 Der ydes forretningsføreren et honorar der fastsættes i Vandforsyningens budget.
§ 9 Miljøcharter
9.1 Til angivelse og regulering af 'god opførsel' beslutter generalforsamlingen et 'Miljøcharter', som indeholder retningsgivende udsagn om den ønskede tilstand.
9.2 Generalforsamlingen kan med simpel stemmeflerhed vedtage eller ændre foreningens Miljøcharter. Ændringsforslag indsendes som øvrige forslag til generalforsamlingsbeslutning.
9.3 Det påhviler bestyrelsen at fortolke Miljøcharteret og påtale evt. overtrædelser heraf.
Konstaterer bestyrelsen særlige problemer med en eller flere af Miljøcharter'ets angivelser, påhviler det bestyrelsen at forelægge emnet for generalforsamlingen.
§ 10 Foreningens midler
10.1 Foreningens midler indsættes i et pengeinstitut på bedst mulige vilkår. Formanden og kassereren kan råde over kontiene hver for sig. Formanden og kassereren kan enerådigt underskrive revisorforespørgsler, netbankaftaler og kort udstedelser.
Foreningens midler skal, under hensyntagen til driftens smidighed, placeres til den bedst mulige forrentning.
Bogholderen udstyres med læseadgang til alle foreningens og Vandforsyningens bankkonti.
10.2 Det skal tilstræbes at foreningens likviditet (kassebeholdning) har en størrelse svarende til 2 års kontingentindtægt.
Vandforsyningens likviditet (kassebeholdning) tilstræbes at have en størrelse svarende til 2½ gange årsindtægten ved vandsalg.
10.3 Foreningen tegnes ved anskaffelse, pantsættelse og afhændelse af fast ejendom af formanden sammen med næstformanden og ét af bestyrelsens øvrige medlemmer i overensstemmelse med § 4 stk. 6.
10.4 Regnskabsåret er kalenderåret.
Årsregnskabet skal være de af generalforsamlingen valgte regnskabskontrollanter i hænde inden den 15. marts, og regnskabet skal være afleveret i revideret form til formanden inden udgangen af marts.
§ 11 Ikrafttræden
Nærværende vedtægter er vedtaget på generalforsamlingen d. 17. sept. 2020 til ikrafttræden straks, og aflyser ved sin ikrafttræden alle tidligere vedtægter.